Annuleringsbeleid 5DFLOW

Bij 5DFLOW werken we met zorg, aandacht en gereserveerde tijd. Iedere afspraak betekent dat er bewust ruimte voor jou wordt vrijgemaakt. Daarom hanteren we een helder annuleringsbeleid, zodat we onze agenda zorgvuldig kunnen beheren en iedereen eerlijk kunnen bedienen.

Afspraken wijzigen of annuleren

Na het maken van een afspraak ontvang je automatisch een bevestiging. 48 uur vóór je afspraak ontvang je daarnaast een herinnering per e-mail. Tot 48 uur voor de afspraak heb je de mogelijkheid om je afspraak zelf online te wijzigen of te annuleren via het boekingssysteem.

Lukt online wijzigen niet?

Mocht het niet lukken om je afspraak online aan te passen, neem dan uiterlijk één volledige dag vóór je afspraak persoonlijk contact op met Diederick van 5DFLOW. Samen kijken we dan naar een passende oplossing.

Binnen 24 uur voor de afspraak

Bij annulering binnen 24 uur voor de afspraak, of bij het niet verschijnen op de afspraak, wordt het volledige bedrag in rekening gebracht. In deze termijn is restitutie helaas niet meer mogelijk.

Geldigheid van trajecten

Bij 5DFLOW worden trajecten en pakketten aangeschaft voor een bepaalde periode, zodat er ruimte is voor een zorgvuldig en gedragen proces.

Een aangeschaft traject is geldig voor de duur van één (1) jaar, gerekend vanaf de datum van aankoop, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen.

Binnen deze periode is de deelnemer zelf verantwoordelijk voor:

  • het plannen van afspraken

  • het benutten van het traject

  • het tijdig wijzigen of annuleren van afspraken volgens het annuleringsbeleid

Na afloop van de geldigheidsduur vervalt het resterende deel van het traject. Niet gebruikte sessies kunnen niet worden overgedragen, verlengd of gerestitueerd, tenzij in uitzonderlijke situaties anders wordt besloten door 5DFLOW.

Toegang tot de 5DFLOW e-learning

Na afronding van de 5DFLOW-cursus ontvangt de deelnemer levenslange toegang tot de bijbehorende e-learningomgeving, bedoeld ter ondersteuning van het eigen leerproces en naslag.

Deze toegang is persoonlijk en niet overdraagbaar. 5DFLOW behoudt zich het recht voor om de inhoud van de e-learning doorlopend te actualiseren, aan te passen of te herstructureren om de kwaliteit en actualiteit te waarborgen.

Uitzonderlijke situaties

In uitzonderlijke en onvoorziene situaties, waarbij de samenwerking tussen cursist en opleider duurzaam wordt verstoord, behoudt 5DFLOW zich het recht voor om na afronding van de cursus de toegang tot de e-learning te beëindigen of te beperken.

Een dergelijke maatregel wordt uitsluitend genomen:

  • bij ernstige schending van afspraken

  • bij misbruik van het lesmateriaal of de online leeromgeving, hieronder valt ook het zonder overleg delen van lesmateriaal.

  • wanneer voortzetting van toegang niet langer passend of verantwoord wordt geacht

Deze bepaling is bedoeld om de integriteit, veiligheid en kwaliteit van de 5DFLOW-opleidingen te beschermen.

Auteursrecht & intellectueel eigendom van de 5DFLOW-cursus

Alle inhoud die onderdeel uitmaakt van de 5DFLOW-cursussen en e-learning is beschermd door het auteursrecht en andere intellectuele eigendomsrechten. Dit geldt onder meer voor, maar is niet beperkt tot:

  • alle teksten, lesmaterialen en documentatie

  • afbeeldingen, illustraties, schema’s en grafische ontwerpen

  • video- en audio-opnames

  • digitale leeromgevingen en opbouw van de cursus

  • concepten, methodieken, terminologie en structuur van 5DFLOW

Deze materialen zijn ontwikkeld door 5DFLOW en blijven te allen tijde het exclusieve eigendom van 5DFLOW.

Gebruik van het cursusmateriaal

De deelnemer verkrijgt bij aanschaf van een cursus een persoonlijk, niet-overdraagbaar gebruiksrecht om het cursusmateriaal te raadplegen en te gebruiken uitsluitend voor eigen studie en persoonlijke ontwikkeling binnen de kaders van de gevolgde opleiding.

Het is niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van 5DFLOW:

  • cursusmateriaal te kopiëren, downloaden of opslaan buiten de leeromgeving

  • teksten, afbeeldingen of lesonderdelen te delen met derden

  • (delen van) de inhoud openbaar te maken of te publiceren

  • het materiaal te gebruiken voor eigen trainingen, workshops of commerciële doeleinden

  • afgeleide werken te maken op basis van de 5DFLOW-methodiek of lesinhoud

Ook het gedeeltelijk overnemen of herformuleren van cursusinhoud valt onder deze bepaling.

Afbeeldingen en visueel materiaal

Alle afbeeldingen, illustraties en visuele uitingen binnen de 5DFLOW-cursus zijn beschermd. Gebruik hiervan, in welke vorm dan ook (online, print, social media, presentaties of promotiemateriaal), is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van 5DFLOW.

Het verwijderen of aanpassen van logo’s, bronvermeldingen of herkenbare elementen is niet toegestaan.

Beëindiging van toegang bij misbruik

Bij overtreding van bovenstaande bepalingen behoudt 5DFLOW zich het recht voor om:

  • de toegang tot de e-learning per direct te beëindigen

  • verdere deelname aan opleidingen of community-onderdelen stop te zetten

  • juridische stappen te ondernemen ter bescherming van haar intellectueel eigendom

Deze maatregelen laten eventuele schadevergoedingen of andere rechtsmiddelen onverlet.

Deze bepalingen zijn opgesteld om de integriteit, kwaliteit en unieke aard van de 5DFLOW-methodiek te beschermen en om een veilige en respectvolle leeromgeving voor alle deelnemers te waarborgen.

KWALITEITSBELEID 5DFLOW

5DFLOW – Spinal Therapy, Opleidingen, behandelingen & Online Community

1. Organisatieprofiel

5DFLOW is een organisatie die zich richt op hoogwaardige lichaamsgerichte behandelingen, opleidingen en client en practitioner-trajecten, waarin fysieke, neurologische en bewustzijnsprocessen geïntegreerd worden.

Onze activiteiten bestaan uit:

  • Spinal & lichaamsgerichte en energetische alternatieve therapieën

  • Opleidingen en certificering van 5DFLOW practitioners

  • Online educatie en community-ontwikkeling binnen de 5DFLOW organisatie

  • 5DFLOW behandelingen binnen de praktijk van de eigenaar en gecertificeerde cursisten door heel Nederland.

Wij werken allemaal cliënt- en mensgericht, met aandacht voor kwaliteit, veiligheid, professionaliteit en continue ontwikkeling.

2. Missie

De missie van 5DFLOW is het faciliteren van duurzame verandering in mens en systeem door het lichaam centraal te stellen als toegangspoort tot herstel, regulatie en bewustwording van zowel fysieke, als diepgaande emotionele en mentale processen.

Wij streven ernaar onze cliënten en cursisten te ondersteunen met zorgvuldig opgebouwde, professioneel gedragen en ethisch verantwoorde dienstverlening.

3. Visie op kwaliteit

Kwaliteit binnen 5DFLOW betekent:

  • Consistent leveren van diensten die voldoen aan afgesproken eisen met de client of cursist.

  • Heldere communicatie met cliënten, cursisten en partners binnen de 5DFLOW community

  • Continue verbetering van processen, kennis en vaardigheden binnen de online e-learning en het werkveld van 5DFLOW practitioners.

  • Werken vanuit verantwoordelijkheid, transparantie en integriteit binnen de community, en het aanbod binnen de organisatie.

Wij zien kwaliteit niet als een vast eindpunt, maar als een doorlopend proces van leren, evalueren en verfijnen van zowel het behandelaanbod en de 5DFLOW opleiding tot Spinal Therapeut.

4. Klantgerichtheid

De tevredenheid en veiligheid van cliënten en cursisten staat centraal in alle activiteiten van 5DFLOW.

Wij waarborgen dit door:

  • Duidelijke informatieverstrekking vooraf

  • Professionele intake en begeleiding voor na en tijdens het traject

  • Actieve omgang met feedback en klachten

  • Structurele evaluatie van ervaringen, en echte zichtbare reviews op de website

Feedback wordt voor 5DFLOW gezien als een essentieel instrument voor kwaliteitsverbetering.

5. Voldoen aan wet- en regelgeving

5DFLOW committeert zich aan het naleven van:

  • Toepasselijke wet- en regelgeving

  • Professionele richtlijnen

  • Interne procedures en kwaliteitsafspraken

Wij evalueren periodiek of onze processen blijven voldoen aan geldende eisen.

6. Continue verbetering 

Het kwaliteitsmanagementsysteem van 5DFLOW

  • Plan: vaststellen van doelen, risico’s en verbeterpunten

  • Do: uitvoeren van processen volgens vastgestelde procedures

  • Check: meten, evalueren en analyseren van resultaten

  • Act: doorvoeren van verbeter maatregelen

Deze cyclus wordt ondersteund door interne audits, managementreviews en periodieke evaluaties.

7. Rollen en verantwoordelijkheden

De directie van 5DFLOW (Diederick van Lottum) is eindverantwoordelijk voor:

  • Het kwaliteitsmanagementsysteem

  • Het vaststellen en uitdragen aan dit kwaliteitsbeleid

  • Het beschikbaar stellen van middelen

  • Het stimuleren van kwaliteitsbewustzijn binnen de organisatie

Alle betrokkenen binnen de community van 5DFLOW handelen conform de vastgestelde kwaliteitsafspraken en procedures.

Professionele diensten

Wanneer je niet helemaal tevreden bent

Bij 5DFLOW werken we met zorg, aandacht en professionaliteit. Toch kan het voorkomen dat je na een behandeling of cursus vragen hebt, iets anders hebt ervaren dan verwacht, of ergens tegenaan loopt.

Voel je vrij om dit met ons te delen. We vinden het belangrijk dat er ruimte is voor open communicatie — ook achteraf.

Hoe kun je contact opnemen?

Heb je een klacht of zorg, dan kun je ons telefonisch (06 41 911 359) en via Whatsapp bereiken of via e-mail en het contactformulier op de website. We vragen je om je ervaring zo duidelijk mogelijk te beschrijven, bij voorkeur binnen uiterlijk 2 maanden na afronding van je traject.

Wat kun je van ons verwachten?

Na ontvangst van je bericht laten we je binnen enkele werkdagen weten dat we het hebben ontvangen. We nemen je ervaring serieus en streven ernaar om binnen uiterlijk twee weken inhoudelijk op klachten te reageren. Als meer tijd nodig is, houden we je daarvan op de hoogte.

Onze houding

Een klacht zien wij niet als een aanval, maar als een mogelijkheid om te leren en te verbeteren.

Alles wat je met ons deelt, behandelen we vertrouwelijk en gebruiken we uitsluitend om de kwaliteit van 5DFLOW te blijven verbeteren.

Documentbeheer en privacy 

Hoe wij werken met jouw gegevens en leerproces

Bij 5DFLOW hechten we veel waarde aan zorgvuldigheid, overzicht en vertrouwen. Daarom werken we met professionele digitale systemen die ons helpen om behandelingen, opleidingen en begeleiding duidelijk, veilig en gestructureerd te organiseren.

Voor behandelingen en afspraken

Voor het plannen van afspraken en het vastleggen van noodzakelijke cliëntgegevens maken wij gebruik van een professioneel boekingssysteem. In dit systeem worden alleen die gegevens geregistreerd die nodig zijn voor een goede en verantwoorde begeleiding, zoals afspraken, behandelgeschiedenis en relevante medische informatie.

Deze gegevens worden:

  • zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld

  • alleen ingezien door bevoegde personen

  • gebruikt om continuïteit en kwaliteit van zorg te waarborgen

Zo kunnen we jouw proces goed volgen en afstemmen, terwijl jouw privacy wordt gerespecteerd.

Voor cursussen en opleidingen

Voor onze opleidingen en cursussen werken we met een online leeromgeving. Hier vind je alle cursusmaterialen, lessen en aanvullende informatie overzichtelijk op één plek. Dit zorgt ervoor dat iedereen dezelfde, actuele informatie ontvangt en in zijn of haar eigen tempo kan leren.

Binnen deze leeromgeving wordt:

  • cursusinhoud centraal beheerd

  • voortgang inzichtelijk gehouden

  • gewerkt met duidelijke structuur en continuïteit

Dit helpt ons om de kwaliteit van onze opleidingen te bewaken en jou zo goed mogelijk te ondersteunen in je leerproces.

Zorgvuldigheid en vertrouwen

We werken met deze systemen omdat ze bijdragen aan:

  • duidelijkheid

  • betrouwbaarheid

  • bescherming van persoonsgegevens

  • consistente kwaliteit

Alles wat we vastleggen, doen we met aandacht en verantwoordelijkheid. Gegevens worden niet gedeeld met derden en uitsluitend gebruikt om onze dienstverlening zorgvuldig uit te voeren en waar nodig te verbeteren.

 

Kernprocessen binnen 5DFLOW

Binnen 5DFLOW werken we met duidelijke en zorgvuldig ingerichte processen om kwaliteit, veiligheid en continuïteit te waarborgen. Onze werkwijze is praktisch, mens -en doelgericht en daarnaast transparant.

1. Intake & aanmelding

Elke cliënt of cursist start met een aanmelding. Afspraken en relevante basisgegevens worden zorgvuldig vastgelegd, zodat begeleiding goed kan worden afgestemd en verwachtingen duidelijk zijn. Gegevens worden opgeslagen in online boekingsplatform Salonized.

2. Behandelingen

Behandelingen worden uitgevoerd volgens de 5DFLOW-methodiek, binnen vooraf gecommuniceerde kaders.  Relevante en indien noodzakelijke medische gegevens worden vastgelegd om allereerst veiligheid, continuïteit en ook kwaliteit te waarborgen.

3. Opleidingen & cursussen

Cursussen en opleidingen worden aangeboden via een online leeromgeving. Deelnemers hebben toegang tot actuele lesstof en hun voortgang wordt overzichtelijk gevolgd, zodat iedereen dezelfde kwalitatieve informatie ontvangt.

4. Nazorg & opvolging

Na afronding van een behandeling of cursus is er ruimte voor vragen, feedback en reflectie. Deze input gebruiken we om onze dienstverlening verder te verbeteren.

5. Certificering & community

Certificering en deelname aan de 5DFLOW-community verlopen volgens vastgestelde criteria. Zo bewaken we professionaliteit, kwaliteit en integriteit binnen het netwerk. Alle 5DFLOW cursisten hebben levenslang toegang tot de e-learning, en zijn langdurig lid van de online community via WhatsApp, en Facebook.

Blijven kijken en verbeteren

Bij 5DFLOW nemen we regelmatig de tijd om te reflecteren op hoe we werken. We kijken of onze werkwijze nog aansluit bij onze afspraken, intentie en de ervaringen van cliënten en cursisten. Dit doen we via een interne audit.

Een interne audit is geen controle, maar een moment van bewust kijken. We onderzoeken wat goed loopt en waar ruimte is voor verbetering, zoals onze processen, documentatie, omgang met feedback en opvolging van verbeterpunten.

Minimaal één keer per jaar voeren we deze evaluatie uit. De bevindingen worden vastgelegd en gebruikt om onze werkwijze verder te verfijnen en de kwaliteit van 5DFLOW te blijven waarborgen.

Slot

Deze voorwaarden en richtlijnen zijn opgesteld om duidelijkheid, zorgvuldigheid en kwaliteit te waarborgen binnen de dienstverlening en opleidingen van 5DFLOW. Ze vormen samen het kader waarbinnen behandelingen, cursussen en e-learning plaatsvinden.

5DFLOW werkt volgens vaste kwaliteitsprincipes en streeft naar continue verbetering. Processen en inhoud kunnen waar nodig worden aangepast om te blijven voldoen aan professionele en kwaliteitsnormen.

Door gebruik te maken van de diensten en leeromgeving van 5DFLOW verklaart de deelnemer kennis te hebben genomen van dit reglement en hiermee akkoord te gaan. De meest actuele versie is altijd leidend.

In situaties waarin deze voorwaarden niet voorzien, handelt 5DFLOW naar redelijkheid, zorgvuldigheid en integriteit.